BEJELENTÉS, KIJELENTÉS AUSZTRIÁBAN

Ausztriában a munkaügyi bejelentés és kijelentés általában a bérszámfejtéssel is megbízott könyvelőiroda feladata. Azonban az előírások betarthatóságának érdekében mindenképpen fontos munkaadóként is tisztában lenni az alapvető előírásokkal, valamint a be- és kijelentés menetével.

Ausztriában a társadalombiztosítási jogviszony, és ezzel a járulékfizetési kötelezettség a munkábalépéssel kezdődik el. A bejelentés ezért tulajdonképpen egy formai előírás. Az alkalmazottakat a munka megkezdését megelőzően kell bejelenteni. Ez azokra az esetekre is vonatkozik, ha csak egy “próbanapra” érkezik valaki, vagy ha “geringfügig” jellegű bejelentésről van szó, vagy ha a könyvelőnk adott esetben nem elérhető (mert este, hétvége vagy ünnap van). Célszerű úgy kalkulálni, hogy a munkakezdést megelőző napon megtörténjen a bejelentés. Ehhez javasolt időben (normál esetben legkésőbb a munkakezdést megelőző munkanap délelőttjén) hiánytalanul elküldeni a könyvelőirodának a bejelentéshez szükséges minden adatot.

A bejelentéshez szükséges adatok:

• a munkavállaló teljes neve,
• osztrák tb száma (azaz az E-Cardján szereplő 10 jegyű szám) vagy születési dátuma,
• aktuális, pontos lakcíme,
• állampolgársága,
• családi állapota,
• a munkábalépés napja,
• a bejelentés eseti (egynapos, azaz fallweise), illetve “geringfügig” jellegét külön jelezni kell,
• a munkavállaló leendő munkaköre,
• a heti munkaórák száma (illetve a heti rendes munkaidő: melyik napokon hány óra),
• utalással történő bérkifizetés esetén az IBAN és SWIFT (BIC) száma/kódja,
• bruttó bér,
• és lehetőleg a kollektív szerződés szerinti bérbesorolás adatai.

Amennyiben a leendő munkavállaló még nem rendelkezik osztrák tb számmal, illetve E-Carddal, akkor a bejelentés során kell számára igényelni tb számot (Versicherungsnummer). Az adminisztrációs többletmunka elkerülése végett tehát mindig ügyelni kell arra, hogy feleslegesen ne kerüljön sor tb szám igénylésre (azaz, ha van osztrák tb száma a leendő munkavállalónak, akkor azt mindenképpen el kell küldeni a könyvelőirodának a bejelentéshez). Amennyiben gondot okoz a bérbesorolás, ebben a bérszámfejtő tud segíteni. Sok esetben a könyvelőiroda kéri a bejelentéshez az alkalmazott személyi okmányainak (személyi igazolvány vagy útlevél, lakcímigazolás, E-Card stb.) megküldését is.

Bejelentés hétvégén, ünnepnapon vagy akár éjszaka

Kivételes esetben, ha a könyvelőiroda nem elérhető, a munkaadónak lehetősége van telefonon vagy faxon bejelenteni az alkalmazottat a biztosítónál (e-mail nem elfogadott). Az ELDA Call Center éjjel-nappal hívható telefonszáma: +43 (0)5 0766 1460, fax: +43 (0)5 0766 1461. Ilyen esetben meg kell adni a munkaadó azonosító számát (Beitragskontonummer) is, amit többek között a korábbi be- illetve kijelentési papírokon lehet megtalálni. Továbbá azt is közölni kell, ha eseti bejelentésről (fallweise Beschäftigung) van szó. Ha telefonos bejelentésre kerül sor, arról a könyvelőirodát mindenképp tájékoztatni kell, illetve a bejelentéshez szükséges adatokat ugyanúgy meg kell részükre küldeni, mivel a elektronikus bejelentést 7 napon belül pótolni kell.

Kijelentés

A kijelentéshez minden esetben meg kell adni a következő három információt:

• az utolsó munkanapot (a “szeretném hétfőtől kijelenteni” és hasonló megfogalmazás nem egyértelmű, félreérthető),
• a ki nem vett szabadnapok számát és
• a munkaviszony befejezésének módját (közös megegyezés, munkaadó vagy munkavállaló általi felmondás, azonnali elbocsátás stb.)

A fenti három adat nélkül a kijelentést nem lehet szabályszerűen elvégezni! A jó hír az, hogy az alkalmazottat az utolsó munkanapot követő 7 naptári napon belül lehet szankciómentesen kijelenteni. A bejelentéstől eltérően a kijelentésre vonatkoznak bizonyos speciális szabályok. Az ide tartozó speciális esetek közül a leggyakoribbak a szabadságmegváltás (Urlaubsersatzleistung), a betegség (Krankenstand) és a várandósság (Mutterschutz). Ezekben az esetekben a munkaviszony munkajogilag az utolsó munkanapként meghatározott napon végetér (Ende Dienstverhältnis), a tb jogviszony azonban még ezt követően egy adott ideig fennáll, és csak később ér véget (Ende Versicherung). A speciális esetekkel kapcsolatos tudnivalókról az érintett ügyfeleknek minden esetben részletes felvilágosítást adunk.

Ausztriában a könyvelőiroda mind a bejelentés, mind a kijelentés után elküldi az azt igazoló dokumentumot a munkaadónak. Ebből egy példányt mindig át kell adni a munkavállalónak. A bejelentés és kijelentés elmaradása vagy késedelme többféle, akár súlyos szankciókat (a be- illetve kijelentés és/vagy a járulékfizetés elmaradása/helytelensége miatt) vonhat maga után, tehát érdemes betartani a szabályokat, és időben jelezni a be- és kijelentést a könyvelőirodának!